Vendor Held Stock
A. Penjelasan Mengenai Vendor Held Stock (VHS)
Vendor Held Stock atau yang disingkat dengan VHS merupakan sistem pengelolaan dan penyerahan BBM Pihak Pertamina kepada Pembeli di Fasilitas Penerimaan BBM milik pembeli melalui Fasilitas VHS yang dikelola Pihak Handling Agent. Selain itu, VHS adalah sebagai sistem penyimpanan dan pengelolaan untuk suku cadang dan material lain yang harus disiapkan dan dikelola bersama pemasok. Vendor bertanggung jawab untuk mengelola persediaan termasuk pengadaan, pengiriman, dan manajemen inventaris. Fasilitas layanan VHS meliputi ketersediaan tangki timbun yang berada di lokasi klien, perawatan minor maupun major, hingga yang bersifat investasi (diatur pada perjanjian).
Vendor Held Stock (VHS) memiliki tujuan untuk meningkatkan efisiensi dan mengoptimalkan operasi rantai pasokan. Hal ini menjadikan VHS memiliki banyak keuntungan. Keuntungannya adalah sebagai berikut.
1. Pengurangan Biaya
Dengan memiliki stok di dekat pelanggan, biaya pergudangan, pengiriman, dan pemprosesan dapat dikurangi. Pelanggan tidak perlu menyimpan persediaan besar di lokasi mereka sendiri.
2. Peningkatan Layanan Pelanggan
Vendor yang memiliki stok di lokasi pelanggan dapat mengurangi waktu yang diperlukan untuk pengiriman produk, sehingga memungkinkan pelanggan untuk memenuhi permintaan konsumen lebih cepat.
3. Optimasi Persediaan
Dengan akses langsung ke informasi persediaan di lokasi pelanggan, vendor dapat lebih efektif dalam merencanakan dan mengelola pasokan produk. Ini membantu menghindari kekurangan atau kelebihan persediaan.
4. Fleksibilitas dan Respons yang Lebih Baik
Model VHS memungkinkan pelanggan dan vendor untuk lebih cepat menanggapi perubahan permintaan atau kebutuhan pasar. Vendor dapat dengan cepat menyesuaikan persediaan sesuai dengan perubahan yang terjadi.
5. Peningkatan Kinerja Rantai Pasokan
Dengan bekerja sama dalam manajemen persediaan, vendor dan pelanggan dapat lebih baik berkoordinasi dalam hal perencanaan produksi, pengiriman, dan pemenuhan pesanan.
Namun, ada juga beberapa tantangan terkait penerapan VHS. Perusahaan harus memilih vendor dengan hati-hati dan memiliki kesepakatan yang jelas mengenai tanggung jawab dan kewajiban vendor. Komunikasi dan koordinasi yang efektif antara perusahaan dan vendor
penting untuk memastikan ketersediaan persediaan yang optimal. Kontrak juga harus diatur dengan hati-hati untuk memastikan bahwa biaya, jadwal pengiriman, tanggung jawab vendor, dan hak, serta kewajiban kedua belah pihak, ditangani dengan benar.
Selain itu juga perlu diperhatikan beberapa hal berikut dalam menerapkan VHS bagi perusahaan, di antaranya.
1. Kepentingan pihak ketiga yang terlibat
Dalam model VHS, perusahaan harus mempercayakan persediaan mereka kepada vendor pihak ketiga. Oleh karena itu, perusahaan harus memilih vendor dengan hati- hati dan memastikan adanya perjanjian yang jelas mengenai tanggung jawab dan kewajiban.
2. Komunikasi dan koordinasi yang efektif
Perusahaan harus memastikan adanya komunikasi yang efektif dengan vendor VHS agar memastikan kebutuhan persediaan terpenuhi. Kerjasama dan koordinasi yang baik antara perusahaan dan vendor sangat penting dalam menjaga ketersediaan persediaan yang optimal.
3. Pengaturan kontrak yang tepat
Sebelum menggunakan layanan VHS, perusahaan harus memiliki kontrak yang jelas dan komprehensif dengan vendor. Kontrak harus mencakup aspek-aspek seperti biaya, jadwal pengiriman, tanggung jawab vendor, serta hak dan kewajiban masing- masing pihak.
Penerapan Vendor Held Stock (VHS) dapat berbeda-beda tergantung pada industri dan konteks bisnis. Dalam beberapa kasus, model ini dapat menghasilkan manfaat signifikan, sementara dalam kasus lain mungkin tidak selalu cocok. Keberhasilan penerapan VHS biasanya tergantung pada kerjasama yang baik antara pemasok dan pelanggan serta kemampuan vendor dalam mengelola persediaan dan merespons perubahan pasar dengan cepat.
B. Penerapan Vendor Held Stock (VHS) di PERTAMINA (Persero)
Sistem pelayanan dari VHS (Vendor Held Stock) yaitu memiliki sistem yang di mana stok bahan bakar di tangki penyimpanan konsumen adalah milik PERTAMINA (Persero), dan PERTAMINA (Persero) menjamin kualitas dan kuantitas dari bahan bakar tersebut. Bila mengalami kerugian, Segala kerugian yang terjadi mulai dari pengiriman, penimbunan, dan pendistribusian peralatan pelanggan menjadi tanggung jawab PERTAMINA (Persero).
Lingkup pekerjaan untuk VHS di PERTAMINA (Persero) yaitu mencakup sebagai berikut.
1. Pengadaan bahan bakar
2. Memastikan bahan bakar selalu siap di tempat penyimpanan klien
3. Pengangkutan dari Terminal Pertamina ke tempat penyimpanan klien
4. Pengangkutan dari tempat penyimpanan klien ke pengguna akhir (alat berat, mesin, dan lain-lain)
5. Investasi peralatan yang terkait dengan rantai pasokan operasi (tangki penyimpanan tambahan, tanker jalan, pengukur aliran, pompa, dan lain-lain)
6. Beroperasi di bawah standar Health, Safety and Environment (HSE)
7. Persyaratan tenaga kerja untuk menangani proses distribusi
8. Sistem dan administrasi untuk mengelola stok bahan bakar
9. Serta asuransi di semua aspek operasi (tenaga kerja, transportasi, kerugian, komersial,
dan lain-lain).
KPI untuk layanan ini adalah kehandalan VHS dalam ketersediaan bahan bakar untuk lokasi pengeboran dan fasilitas penyimpanan sebesar 99%, kepatuhan terhadap persyaratan HSE PEP, serta akurasi penyampaian laporan: laporan pembayaran dan laporan harga.
Dengan sistem VHS, PERTAMINA EP sebagai klien dapat memperoleh manfaat security of supply (dipastikan dengan beberapa penyimpanan di beberapa lokasi), harga bahan bakar yang dapat bersaing, kualitas dan kuantitas pasokan PERTAMINA yang terkenal, program zero loss, meminimalkan biaya persediaan, meminimalkan biaya overhead, mampu beradaptasi dengan peningkatan penggunaan bahan bakar, dan meminimalkan risiko tangible dan intangible.
Baca Artikel Lainnya :
Tidak hanya itu, Vendor Held Stock (VHS) juga menjadi salah satu bentuk upaya bagi salah satu anak perusahaan PERTAMINA (Persero), yaitu PT Pertamina Patra Niaga dalam menjamin terjaganya pasokan. Dengan menyediakan jasa manajemen bahan bakar sebagai manfaat nilai tambah bagi kepentingan pelanggan. VHS juga mengelola stok bahan bakar minyak dari depot PT Pertamina Patra Niaga termasuk perawatan, penyimpanan, dan manajemen ke lokasipelanggan. KegiatanVHSberfungsiuntukmemastikanBBMdipelanggantetaptersedia sampai dengan penyimpanan di 69 lokasi pelanggan yang tersebar di beberapa wilayah Indonesia.
Tidak jauh berbeda dengan ruang lingkup pekerjaan sistem Vendor Held Stock pada PERTAMINA (Persero) yang telah dijelaskan sebelumnya. Berikut ruang lingkup pekerjaan sistem Vendor Held Stock yang diterapakan di PT. Pertamina Patra Niaga, di antaranya.
1. Penanganan penerimaan BBM dari mobil tangki transportir ke tangki timbun PT.Kereta Api Indonesia (Persero)
2. Penimbunan Bahan Bakar Minyak (BBM) di setiap tangki PT.Kereta Api Indonesia (Persero)
3. Penyediaan stok yang mencukupi sesuai dengan permintaan
4. Pendistribusian Bahan Bakar Minyak (BBM) dari tangki timbun ke Lokomotif Genset
Kereta sarana lain yang membutuhkan Bahan Bakar Minyak (BBM) dengan custody
transfer melalui Flowmeter sesuai dengan jumlah permintaan pada Fuel Chit
5. Penanganan losses Bahan Bakar Minyak (BBM) pada saat penerimaan dari mobil
tangki, pada tangki timbun dan pada saat penyaluran.
6. Melakukan pencatatan pada setiap transaksi yang dilakukan pada Fuel Ticket
7. Administrasi dan pelaporan dengan cut off setiap hari pada pukul 16.00 antara lain:
1. Jumlah volume Bahan Bakar Minyak (BBM) yang diterima
2. Jumlah volume stock yang tersedia di tangki timbun
3. Jumlah volume yang disalurkan
4. Jumlah losses yang terjadi
Hal ini dapat disimpulkan bahwa dalam layanan Vendor Held Stock (VHS) menawarkan banyak manfaat bagi perusahaan dalam mengelola persediaan mereka. Dengan menggunakan layanan ini, perusahaan dapat mengurangi biaya, risiko, dan beban operasional yang terkait dengan persediaan. Namun, perusahaan juga harus mempertimbangkan kendala dan pertimbangan yang terkait dengan model VHS untuk memastikan kelancaran operasi dan kesuksesan dalam menggunakan layanan ini.
Ikuti Sosial Media Kami One Solution Pertamina
Linkedin : Pertamina 1 Solution
Instagram : Pertamina1solution